Tartalomjegyzék
Összetett műfajok
A vita
A tárgyalás 1.
A tárgyalás 2.
A tárgyalás 3.
A tárgyalás 4.
A tárgyalás 5.
Minden oldal

A munkaértekezlet

Az értekezletek a vezetők munkanapjának 10-15%-át is kitölthetik. Ezért nélkülözhetetlen, hogy a vezető képes legyen eredményes és hatékony értekezletek tartására. Fontos, hogy mindig tartsa mederben az értekezletet. Ennek elősegítése érdekében, világosan fogalmazza meg az értekezlet célját, készítsen napirendet. Hozzon létre kellemes légkört, amelyben mindenkinek módja nyílik véleménye kinyilvánítására. Hallgassa figyelmesen a résztvevőket. Készíttessen feljegyzést. Zárásként összegezzen és értékelje az értekezletet.

A bizalom mellett a hatékony szervezeti kommunikáció másik fontos tényezője a megfelelő információ. A vezetőnek mindig arra kell törekednie, hogy munkatársai kellőképpen informáltak legyenek egységük általános helyzetéről és arról, hogy mit várnak el tőlük. A túl sok információnak épp oly zavarkeltő hatása lehet, mint a visszatartott információnak.

Mikor van szükség munkaértekezletre?

• ha ugyanabban az időben, több munkatárshoz a lehető leggyorsabban kell a számukra fontos információkat eljuttatni
• valamilyen problémát kell megoldani, dönteni kell adott kérdésekben

Értekezlettípusok az értekezlet rendszeressége szempontjából:

• eseti értekezlet: váratlan események, azonnali döntést igénylő helyzetekben alkalmazzák
• rendszeres értekezlet: előre meghatározott tartalommal, előre meghatározott időpontban és helyen (pl. hétfő reggel 9 óra, vezetői tárgyaló)

Az értekezletek tartalmuk szerint a következők lehetnek:

a., Beszámoló, tájékoztató jellegű értekezlet
b., Eszmecsere jellegű értekezlet
c., Problémamegoldó, döntéshozó értekezlet

Az értekezlet folyamata:

A/Az értekezlet megszervezése

• az értekezlet előkészítése:
Elsőként meg kell határozni az értekezlet célját. Ekkor figyelembe kell venni, hogy mit akarunk elérni, milyen jellegű értekezletet fogunk tartani (vagy fogunk részt venni rajta)

• az értekezlet napirendjének megállapítása
A napirend megállapításánál figyelembe kell venni, hogy a témák sorrendje feleljen meg a tartalmi rangsornak, és hogy az egyes témák mennyi időt igényelnek

• a résztvevők kiválasztása
A résztvevők összetételét a szükséglet határozza meg. Ha túl sok a résztvevő, nehézkessé válik az értekezlet, ha nincs ott mindenki, akit érint a tárgyalt téma, információhiány léphet fel.

• beszámoló készítése
Az értekezlet sikere nagyban függ az értekezletet vezető(k) felkészültségétől. Ha a téma nagyméretű és bonyolult, szükséges lehet előzetes írásos anyag készítése és szétküldése, ez képezi majd az alapját az értekezletnek.

• felkészülés az értekezletre
Az értekezlet vezetőjének részletesen kell ismernie az előterjesztést, az érvelését alátámasztó dokumentumokat. Tárgyi tudása, naprakész informáltsága is nélkülözhetetlen.

• megfelelő körülmények biztosítása
Nem elhanyagolható szempont a Hol? kérdése. A környezet megtervezésének alapelve, hogy az értekezlet társas esemény. A kiválasztott helyiség legyen csendes, nyugalmas. Legyen megfelelő a szellőzése, fűtése, világítása, akusztikája, berendezése.

B/Az értekezlet vezetése

• az értekezlet megnyitása
A megnyitás hangulata befolyásolja az egész értekezletet. Az illendő meleg hangú köszöntés, a kölcsönös bemutatás, bemutatkozás (ha van ismeretlen munkatárs a résztvevők között) elengedhetetlen az értekezlet elején.

• az értekezlet irányítása
Az értekezlet vezetése leginkább a vitavezetéshez hasonlítható. Bátran alkalmazhatjuk az ott leírtakat.

• a résztvevők motiválása
A vezető ne engedje ki a kezéből az értekezletet. Diktáljon erős iramot.

• az értekezlet összefoglalása
Az értekezlet eredményeit mindig össze kell foglalni. Az összefoglalás a vita súlyponti kérdéseinek, eredményeinek kiemelésével kezdődjék. Az összefoglalás alapján születnek meg a döntések. Fontos, hogy az összefoglalás a megfelelő időben történjék. Se túl korán, se túl későn. Az összefoglalás tartalmazzon értékelést (dicséretet) is.

C/Az értekezlet utáni feladatok

• emlékeztető készítése
Az értekezlet után mindig írásos emlékeztetőt kell készíteni. Ehhez az szükséges, hogy az értekezlet alatt egy megbízott munkatárs jegyzőkönyvet vezessen, amely tartalmazza a felvetett problémákat, a hozzászólásokat, a megoldási javaslatokat, a döntést, a megoldás módjait, a feladat végrehajtásáért felelősök neveit, határidőket. A feljegyzést meg kell küldeni a résztvevőknek és a felügyeleti szerveknek, illetékes társosztályoknak egyaránt. Szétküldés előtt az - adott vállalat ügyiratkezelési szabályainak megfelelően - a feljegyzést iktatni kell. 

Az értekezlet, mint a problémafeltárás egy módszere
(részlet egy vállalati jelentésből)

"Cégünknél hosszabb ideje problémaként jelentkezik a vegyipari alapanyagok elő- és utókalkulációs árának jelentős eltérése.

Problémafeltárásunk arra irányult, miből fakad ez a nagymértékű eltérés. Célul tűztük ki, hogy csökkentjük a két kalkuláció közötti differenciát. Ennek a módszere a következő volt:

• Létrehoztunk egy ún. "Árfórum" munkabizottságot, melybe az árképzésben érdekelt összes terület (beszerzés, logisztika, értékesítés, marketing) középszintű vezetőit bevontuk.
• Meghatároztuk az "Árfórum" ügyrendjét, melynek segítségével mód és lehetőség nyílt arra, hogy az árképzésben jelentkező szempontokat egymással ütköztessük, s ésszerű érvek és ellenérvek tükrében közösen alakítsuk ki az egyes termékek piacképes árát.

Az Árfórum havi két alkalommal, értekezlet formájában ülésezik. Az értekezletek típusa: problémamegoldó-döntéshozó.

Az értekezletek reggel 9.00 órakor kezdődnek. Az értekezletet a kereskedelmi és marketing igazgató következetesen vezeti le:

• feltett kérdései világosak, egyértelműek
• nem engedi a tárgytól való eltérést
• világos példákat mond érvelése megvilágítására
• bizalomteljes légkört teremt
• kellő időben foglal össze és segíti a döntéshozatalt
• mindig értékeli az értekezletet

Hibája: gyakran kényszeríti nézeteit másokra

Az értekezlet időtartama pontosan annyi, amennyit az adott probléma célratörő és hatékony megvitatása igényel.

Az értekezlet utáni feladatok:
• mindig szétküldésre kerül az értekezleten készült feljegyzés.”