Tartalomjegyzék
Az előadás
2. oldal
3. oldal
4. oldal
5. oldal
Minden oldal

A közéleti és az üzleti élet egyik leggyakoribb kommunikációs műfaja az előadás (prezentáció). Ez lehet cég-, termékbemutató, vagy történhet személyes bemutatkozás kapcsán.
A nyilvános megszólalásnak olyan típusait foglalja magába, amelyek írásban előkészíthetők. Sokszor azonban az előadó ellen fordul a gondosan elkészített, csiszolt szöveg, pontosabban a hozzá való görcsös ragaszkodás, ha előadás közben nem figyel a hallgatóság visszajelzéseire, elfeledkezik a kapcsolatteremtésről.
Ugyanakkor komoly támaszt is jelent számára, ha időt fordít a vázlatos leírásra, mert az írott szöveg szerkezetileg és nyelvileg is összefogottabb, igényesebb.

A felkészülés alapkérdései:

Ki?
Mit?
Kinek?
Mikor?
Hol?
Miért?
Hogyan ?

A kérdések és a válaszok három nagy csoportba sorolhatók.

•    Milyen szerepkörben kell megnyilatkoznia?
•    Kikből áll a hallgatóság?
•    Hol lesz az előadás és milyen technikai eszközök állnak ott rendelkezésre?

Vegyük sorba a megfontolandókat! Mitől függ a kommunikáció sikere?

•    A „Mit akarok elérni?” kérdésre adott pontos választól.
•    Az is lényeges, hogy értékelnek-e a végén, és mit értékelnek.
•    Tisztázni kell azt is, hogy miért pont én adok elő, ez részben a hallgatóság elvárásainak a feltérképezését is jelenti, részben az előadás céljának megfogalmazásában is segít, és az előadó hitelessége szempontjából sem közömbös.

A fenti kérdésekre adott válasz alapján választhatom meg az előadási formát, persze ehhez ismerni kell más feltételeket is pl. a hallgatóság létszámát, összetételét, képzettségi szintjét, a rendelkezésre álló időt, a helyszín technikai felszereltségét stb...

A felkészülés során feltétlenül tisztázni kell a következő kérdéseket:


•    Mi a célom?
•    Kik a hallgatóim?
•    Mit várnak tőlem?

Az alábbi vázlat segít a felkészülésben.

Előadásvázlat

 


 

Mire törekedjen az előadó?

A szakmai tárgyú előadás vagy projekt-prezentáció olyan nyilvános szereplés, amelynek alapját ugyan a szakmai ismeretek jelentik, de megfelelő retorikai készség, a nyelvi eszközök tudatos megválasztása és a szemléltető technikai eszközök használatában való jártasság nélkül nemcsak a kommunikáció válik sikertelenné, hanem az előadó szakmai kompetenciája is csorbát szenved.

Az előadás sikerét meghatározza a megnyitó néhány mondat, amely segítségével az előadó kapcsolatot teremt a hallgatósággal.

Az előadónak a szöveg akusztikai megvalósítására is tekintettel kell lennie, vagyis figyelnie kell
•    a helyes légzéstechnikára,
•    a mondathangsúlyra,
•    a hanglejtésre,
•    a hangnemre, sőt
•    a jó hangzásra is.

A helytelen intonációval kimondott szókapcsolat derűt kelthet, és ezzel megzavarhatja az előadót. Látszatra ártalmatlan mondat a következőmondat, de helytelen intonációval nevetésbe fullad az előadás.: A cég leányvállalatainak képviselői közös ülést tartottak.

Máskor éppen feszültségoldó vagy figyelemfelkeltő lehet egy szójáték, különösen hatásos a képi elemekkel együtt elhangzó szójátékok!

Az előadók csak akkor számíthatnak az elhangzó gondolatok, ötletek, kedvező fogadtatására, ha a bevezetőben figyelmet fordítanak a hallgatóság megfelelő stílusban történő megszólítására, jóindulatának megnyerésére, az előadás témájára való ráhangolásra.

Aronson kísérletei megerősítik: "Az ember a számára szimpatikus emberek véleményét hajlamos elfogadni, még akkor is, ha tudatában van, hogy befolyásolni akarják."

Az előadás sikere szempontjából fontos a személyesség. Az előadó bemutatkozása vagy bemutatása nem maradhat el, ha akár csak részben új környezetben tart előadást. A hallgatóság számára a későbbi hivatkozások miatt fontos információ az előadó teljes nevének és az általa képviselt intézmény nevének pontos közlése.

Az előadónak törekednie kell arra, hogy első szavai pozitív érzelmeket keltsenek a közönségben. A terem hangulatának feltérképezésében és a megfelelő hangnem megtalálásában segít, ha az előadó a hallgatói szemébe néz, ezzel egyben az ő tekintetüket is magára vonja, a későbbiekben is ily módon kap visszajelzéseket közlésének hatásáról.

A hallgatóság megnyerését szolgáló nyitómondatokra célszerű néhány variációt előre összegyűjteni, hogy a hallgatósággal való közvetlen találkozás alkalmával módunk legyen az atmoszférának legmegfelelőbbet kiválasztani.


Hogyan vezethetjük be hatásosan az előadásunkat?

A közvetlen módszer

Ebben az esetben azonnal rátérünk a téma tárgyalására. Megnevezzük a témát: "Hölgyeim és uraim, a kommunikációt a következőképpen definiálják..."
Ezért ez a fajta kezdési mód leginkább szakelőadáson, vagy már a témát valamelyest ismerő hallgatóság körében ajánlott.

Témabevezető

Ennél a módszernél az előadó a saját vagy a hallgatóság élményanyagából választ példát:
"Kisgyerekkoromban történt, hogy..." Pozitív hatás, hogy a hallgatóság ráhangolódik a témára, mozgásba jön a képzelőereje, szemléletesebb a bevezető. Negatívum az időigényesség. Veszélyes lehet, ha a példák sántítanak, laposak, unalmasak.

A gondolati ingerlés módszerei

- a provokáció (A kereskedelmi televíziók műsorainak jelentős része ezt alkalmazza- különösen akkor, ha stúdióban közönség is jelen van. A provokációval érzelmeket, indulatokat ébreszthetünk, könnyen bevonható a közönség a vitába.

- az idézet (Az idézet kiválasztását mindig a téma határozza meg. Ez a módszer az olvasmányélményekre alapoz. Hiba lehet, ha az idézet lejáratott, elcsépelt vagy elferdítve használjuk, de az is ha jelentős műveltségbeli különbség van a hallgatóság és az előadó között.)

- számadatok a bevezetőben (Nagyon hatásos lehet, ha mértékkel használjuk a számadatok szemléltetőerejét. A számok konkrétak, ellenőrizhetőek! Ezért legyenek mindig pontosak!)

- vicc, anekdota, tréfa (Előnye, hogy oldott légkört teremt, de vigyázat! Túlzott használata esetén nevetségessé is válhat az előadó!)



Fontos tudni:

Csak akkor kezdjen el beszélni, ha a hallgatói figyelnek Önre! Ritkán segít, ha a zsibongást túl próbálja kiabálni.

A figyelem irányítását és a hallgatóság bevonását, együttgondolkodásra ösztönzését szolgálják az előadás közben a hozzájuk intézett valódi és költői kérdések.

Kerülje a bonyolult, többszörösen összetett mondatokat, mert nehezen követhető a gondolat.
Szociológiai felmérések igazolják, hogy az emberek szövegértése egyre romlik.

Tartson rövid szüneteket az egyes gondolati egységek között, hogy a hallgatóknak módjuk legyen értelmezni az elhangzottakat, azonosulni velük.

Használjon a közös munkára utaló névmásokat (mi, Önök és én) az általános névmások helyett.

Az emberek képekben gondolkodnak, ismereteik jelentős részét is vizuális információkból merítik. Jó szolgálatot tesznek a szemléltető anyagok:

ábrák
fotók
grafikonok.

A sok statisztikai adatot tartalmazó szöveg nehezen követhető. A szemléltetésnek vannak hátrányai is, elvonhatják a hallgatóság figyelmét.

Milyen eszközökkel és hogyan kommunikáljunk?

Hallás által az információknak mintegy 20%-át, a látás által 50%-át fogadjuk be. A kettő együttes alkalmazásával a felénk küldött impulzusokat könnyebben értjük meg, és tovább raktározzuk el, mintha csak hallanánk vagy látnánk őket. Eszközhasználatunk tehát legyen változatos.

Mire figyeljünk a téma kifejtése során?

•    A tárgyalás képezi az előadás gerincét. Törekedjen az előrehaladó felépítésre és a logikus szerkesztésre!

•    Fontos tényező, az emberi figyelem, és annak tartóssága, irányíthatósága. Megfigyelések, kísérletek bizonyították, hogy az emberi figyelem intenzitása egy előadás alatt változó.
•    A hallgatóság figyelmének dinamikája egy sinus-görbét ír le. A kezdeti érdeklődést szétszórtság, lanyhulás váltja fel, s a végén ismét emelkedik az összpontosítás mértéke. Előadásunk tervezésekor vegyük figyelembe ezeket a tényezőket is, és építsünk be figyelemkeltő-fenntartó hatásokat (pl. szemléltetés fotóval, videóval).

Hogyan kapunk visszajelzést a hallgatóság érdeklődéséről?

Arról, hogy előadásunk közben mikor lankad a figyelem, a hallgatóság non verbális kommunikációjának (testbeszéd, mimika) folyamatos követésével tájékozódhatunk.

A záró mondatok ugyanolyan fontosak, mint a kezdés, hiszen a hallgatóság fülében távozás után az utolsóként elhangzó mondatok csengnek vissza, véleményüket az elhangzottakról is ezek alapján alakítják ki. Az időhiány miatt lezáratlan előadás éppolyan visszatetszést kelt, mint a lezárásnak való többszöri nekikezdés.

A befejezés mindenképpen tettekre, továbbgondolásra, kiegészítő kutatásra buzdítson, hiszen minden előadás valami célt kíván elérni.



Ötletek, hogyan fejezhetjük be hatásosan előadásunkat?

Vagy-vagy megfogalmazás

"Nincs más választásunk: vagy alkalmazkodunk, vagy eltűnünk a piac kínálatából."

Drámai fokozás

"Ma még megmenthetjük, ami elveszni látszik, de holnap talán már túl késő lesz!"

Összefoglalás

"Mindebből tehát az következik..."

Kitekintés, előrevetítés

"Mostani döntéseink leszármazottaink életét fogják befolyásolni."

Felszólítás

"Gondolják át előnyeit és szavazzák meg a javaslatot!"

Szó-kép játék

"A mai siker tegnapi kemény munkánk gyümölcse. Szüreteljük le elégedetten."

Hasznosság

"Ha így tesznek, holnaptól egészségesebben élhetnek!"

Emlékeztető

"Gondoljanak arra, hogy az Önök kezében van mindnyájunk sorsa."

Idézet

"A nyelvújító szavaival élve: Jót s jól! ebben áll a nagy titok!"

A visszacsatolás

Az előadás befejeztével a mi tennivalóinknak még nincs vége. Fogadnunk kell a hallgatóság köréből érkező kérdéseket. Befejező mondatunkat követően maradjunk állva. Ha nehezen indul meg a kérdések özöne, bátoríthatjuk a hallgatóságot. Minden kérdésre válaszoljunk, de ha valamit nem tudunk, mondjuk meg nyíltan. A válasznak nézzünk utána, és a kérdezőnek a későbbiekben juttassuk el.

A kérdések három fajtái:

Informatív kérdések: ezek általában a témához kapcsolódóak vagy kiegészítő jellegűek.

Kritikus kérdések: A témára és magára az előadásra is vonatkozhatnak. Gyakran támadó jellegűek, ellenállást fejeznek ki. Fontos, hogy ne bocsátkozzunk vitába! Jelezzük, hogy az észrevételt megfontoljuk és hasznosítjuk.

"Csomag" kérdések: más irányú és szintű kérdéscsokor egy kérdésbe tömörítve. A csomagban válasszuk külön egymástól az eltérő jellegűeket. A válaszadás is külön történjen. Ha a kérdezőt a válasz nem elégítette ki, ajánljunk neki néhány elérhető forrást, amelyekből mélyebben tájékozódhat. Általában a "csomag-kérdező" véleményét is beleszövi a kérdésébe. Hallgassuk figyelmesen, a saját szavainkkal átfogalmazva ismételjük meg, megerősítést adva számára.

Aktív hallgatóság esetén a visszajelzések és azok fogadása fárasztóan hosszúra is sikerülhet. Figyeljünk arra, hogy ez a rész az előadás időtartamának egy harmad részét ne haladja meg.



Az előadás/prezentáció folyamán gyakran kell érvelnünk. Az érvelés valaminek a bizonyítására vagy cáfolására állított tény, megállapítás.

"Érvelés nélkül nem szabad elfogadni egyetlen olyan tételt sem, amelynek még az érvelés hatására sem könnyű hitelt adni." (Arisztotelész)

Az érvek hathatnak az érzelmekre, és az értelemre egyaránt. Lehetnek gyengék vagy erősek, igazak vagy hamisak. Az érvek között fel kell ismernünk az ún. látszat érveket, amelyekkel az érvelő nem a valóságos ok feltárására törekszik.

Ezek lehetnek:

•    lélektani problémát boncolgatóak
•    áltudományosak (a tudomány nevében tényeket meghamisító állítások)
•    apellálás (hivatkozás íratlan szabályokra, erkölcsi normákra stb...)

Az előadás folyamán találkozhatunk állításainkkal szembeszegezett véleménnyel az ún. ellenvetéssel. Az ellenvetés fajtái a következők

panasz

- valakivel, vagy valamivel való elégedetlenség kifejezése

előítélet

- elfogultságból eredő, nem tapasztalatokon alapuló vélemény

tárgyi ellenvetés

- tényekre, adatokra való hivatkozás

Az ellenvetések kezelése többféleképpen történhet:

Megértéssel. Az elmondottak igazságát, súlyát, összefüggéseit felismerjük, és beleéljük magunkat az elmondó gondolatvilágába. Ezáltal jön létre az elfogadás.

Rákérdezéssel. A megfelelő kérdőszóval igyekszünk meghatározni az ellenvetés lényegét.

A bizonyítás módszerével, szakvélemények birtokában érvelünk, de közben az érzelmekre is igyekszünk hatni.

A felbontás módszere a gyakorlatban jól beválik az ellenvetések kezelésekor. Ekkor az előnyöket és a hátrányokat állítjuk szembe egymással.

Az ellenvetések megválaszolásának szabályai:

•    amit nem értünk, arra rá kell kérdezni még válaszadásunk előtt
•    ismerjük meg az ellenvetés okait, az ellenző személyt, és az ellenvetés jogosultságát
•    nem szabad általánosságban cáfolni: "Ez nem így van!", "Amit mond, az nem elegendő!".
•    tényeken nem szabad vitatkozni, Erasmust idézve: "Adversus solem ne loquitur. "(Ne vitatkozz azzal, ami világos mint a nap.)

A tartalmi és formai felkészülés ellenőrzése

Az előadást/prezentációt követő néhány napon belül mindig végezzünk önellenőrzés-értékelést, ugyanis ezáltal következő előadásunk alkalmával elkerülhetjük azokat a hibákat, amelyeket itt elkövettünk. A folyamatos önértékelés része annak az önfejlesztő folyamatnak, amelynek révén válhatunk egyre képzettebb előadóvá. Az önmagunknak feltett kérdések legyenek kritikusak, irányuljanak a hibák kiszűrésére és lehetőleg az előadás teljes egészét öleljék fel.