Tartalomjegyzék
A levél
A levél 2.
Olvasmány
Összefoglalás
Minden oldal

A kommunikáció írásos közlésformái - A levél

Az írásos kommunikáció általánosan használatos műfaja a levél. Levélnek azokat az írásos üzeneteket nevezzük, amelyeket közvetítő (küldönc, futár, posta, elektronikus hálózat) segítségével juttatunk el egy másik személyhez, csoporthoz vagy intézményhez.

A levélírásnak vannak olyan szerkezeti követelményei, amelyek formát adnak a levél tartalmának, és az egyiptomi papirusz korától mindmáig érvényesek.

A levélírás hagyománya évezredekre, az írásbeliség kezdeteire nyúlik vissza.

A levelezés formai követelményei

A címzés elhelyezése az idők folyamán változott, de a kézbesítés érdekében egyetlen levél sem nélkülözheti. A levéltovábbításhoz szükséges adatok: a címzett neve, a kézbesítés kívánt helye (telephely, lakcím) és a feladó megjelölése.
Régi korok leveleinek már a címzése is jelezte a feladó és a címzett közötti viszonyt, és ott volt az utalás is mindig, hogy kinek kezébe adassék a levél. Napjaink levélkézbesítése személytelen hivatali ténykedéssé vált, a boríték adatai pedig a postai eligazítást szolgálják.

Érdemes azonban fontolóra venni azt a körülményt, hogy a címzett először a levél külseje, címzése alapján tájékozódik a levél küldője felől. A címzéssel a feladó lényegében a címzetthez fordul, hozzá szól. Így a rideg adatközlés helyett szerencsésebb valamilyen udvariasabb formát választani a címzéskor.
Pl. Nagy János igazgató úrnak,
Balogh Tiborné részére,
Horváth Éva kisasszonynak,
Juhász Andrásné igazgató asszonynak. Az úrhölgynek, úrnőnek, úrasszonynak címzés bár nyelvi szempontból kifogástalan, de kissé modorosnak hat.

A hivatalos levél formai felépítése:

Megszólítás vagy üdvözlés
A jóakarat megnyerése
A dolog lényegének előadása
A kívánság vagy kérelem meggyőző alátámasztása
Befejezés, záróformula (elköszönés)

•    Hogyan szerkesszük leveleinket, írásos dokumentumainkat?

A levél ismertetett szerkezeti sémája tervszerű, logikus gondolatmenet, lényegkiemelés és belső tagolás nélkül csak üres váz marad. Gondolataink nem csaponghatnak korlátlanul, bármennyire személyre szabott, egyéni műfaj is a levél, mert a közvetett kommunikációs forma nem teszi lehetővé a partner azonnali visszajelzését arról, hogy követhetőek, világosak voltak-e közlendőink.

A szerkesztésnek bizonyos sorrendet kell követnie, amit alapvetően a közlés szándéka és tartalma határoz meg.

Információt közlő levél esetében a leggyakrabban követett sorrend a gondolatok természetes menetét követi:

tényközlés,
a tények részletezése,
a következmények ismertetése,
a szükséges teendők meghatározása

Más esetben a történések időbeli sorrendje lehet eligazító.

A kérelmet tartalmazó levél sorrendje az alábbiak szerint alakul:

a kérés szándékának jelzése
a kérésre indító helyzet ismertetése
a kérés megerősítése és pontos kifejtése

Sokféle megoldás kínálkozik, de minden esetben ügyeljünk arra, hogy a levél célratörő, a haladási irány pedig logikai bukfencek nélküli, egyenes legyen!


•    Mit jelent és miben segít a belső tagolás?


Nem nélkülözheti a levél a belső tagolást sem, amit szerkesztési eszközökkel is jelezzünk. A legkisebb önálló gondolati egységek - a mondatok - bekezdésekké szerveződve irányítják az olvasó figyelmét, és egyben megkönnyítik a leírt információban való tájékozódást. Valamennyi bekezdésben a mondatok egyetlen gondolati maghoz kötődnek.

A vég nélküli mondatsorok nehezen követhetők, az egyes gondolatok visszakeresése is körülményes.

Az emberben belső feszültséget kelt az ilyen szöveg olvasása, ingerültté válik, és egyre kapkodóbban olvassa az egymásra torlódó mondatokat, közben lényeges mozzanatok kerülik el a figyelmét.

A bekezdések külső képe és szerkezeti tagolása is jelzi, hogy a közlemény hány fontosabb kérdést érint. A bekezdéseket ún. átívelő mondatok foglalják egységbe.